Respuestas y estudios sobre tu LLC de no residente en EE.UU.

Mucha gente envía el paquete, espera un correo del IRS y, al no recibirlo, piensa que algo salió mal. Para este envío no existe ese acuse.

Cómo se envía y qué recibes

Según las instrucciones del Form 5472, una entidad desregarda de dueño extranjero (la típica LLC de un solo miembro) no puede presentarlo de forma electrónica. Se envía como paquete en papel: el Form 1120 pro forma con el Form 5472 adjunto. Las instrucciones vigentes dan estas dos vías:

Las instrucciones no describen una carta de recibido para este envío. Con el paquete completo y a tiempo, lo normal es no escuchar nada. Cómo llenar el formulario está en la guía técnica del Form 5472 y el 1120 pro forma.

Cómo armar tu prueba de envío

1. Haz una copia completa del paquete firmado, con todas las páginas y anexos, antes de enviarlo.
2. Si usas fax, imprime o guarda el reporte de transmisión: fecha, hora, número de destino y número de páginas.
3. Si usas correo, mándalo con USPS certificado y guarda el recibo con el sello de la oficina postal. El IRS trata la fecha del sello como fecha de presentación en envíos certificados o registrados (sección 7502 del código).
4. Si el plazo está cerca, envía por fax y también por correo certificado: el fax llega en minutos y el correo deja el comprobante más sólido.
5. Guarda todo en la carpeta del año fiscal, junto a los libros de la LLC.

Si pides una prórroga, el Form 7004 se envía al mismo fax o dirección. Fechas y reglas en el Form 7004.

Si pasan semanas sin noticias

Que el IRS no responda no indica un problema. Lo que sí avisa es una carta. Si el IRS cree que no presentaste, llega una notificación con multa, normalmente la CP15, y ahí tu prueba decide el caso. Cómo responder está en la carta CP15 y la multa del Form 5472.

• Tienes reporte de fax o recibo certificado: guárdalos y no hagas nada más.
• No tienes prueba y el plazo ya venció: reenvía el paquete cuanto antes.
• Llega una carta de multa: responde antes de la fecha que indica, adjuntando tu comprobante.

Qué más pide el IRS si revisa tu LLC está en qué libros y registros te pide el IRS. Y si se te pasó un año, mira cuántos años atrás puedes declarar. Todas las respuestas cortas están en el hub de respuestas.

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Cambiar en junio o en octubre es común. El riesgo está en quedarte sin tus papeles o con meses sin registrar.

Qué pedir al contador anterior

Los libros son de tu LLC, no de quien los lleva. Pídelos por escrito, con una fecha de entrega.

• Acceso a QuickBooks o el archivo de respaldo, con el mayor (ledger) y el catálogo de cuentas.
• Estados de cuenta y conciliaciones del año hasta la fecha.
• Declaraciones presentadas en años anteriores, incluido el Form 5472 con el 1120 pro forma.
• La lista de lo pendiente: formularios por presentar y fechas.
• Cualquier carta del IRS o del estado que haya llegado.

Cómo hacer el corte de cuentas

Elige el último mes cerrado y conciliado, por ejemplo el 31 de mayo. Desde el 1 de junio trabaja el nuevo. Ese mes debe cuadrar con el saldo real del banco.

Pide al nuevo responsable que revise los saldos de apertura contra los estados de cuenta antes de seguir. Si el anterior dejó meses sin conciliar, lo correcto es ponerlos al día primero. Qué hacer en ese caso está en libros contables atrasados.

Qué avisar al IRS

Si tu contador solo llevaba libros, el IRS no necesita saber nada. Tu EIN no cambia. Los formularios sí importan cuando hay autorizaciones o datos de contacto de por medio:

Más sobre el número que identifica a tu LLC en el EIN para LLC.

Pasos del cambio

1. Escribe al contador anterior pidiendo libros, declaraciones y pendientes, con fecha.
2. Fija la fecha de corte y verifica que ese mes esté conciliado.
3. Firma los Form 8821 o 2848 nuevos si el IRS debe hablar con el nuevo responsable.
4. Actualiza la dirección y el contacto de la LLC ante el IRS si cambiaron.
5. Haz un calendario con los formularios que quedan del año. Empieza con los formularios del IRS para LLC de no residentes.

Antes de elegir al siguiente, revisa qué incluye el servicio en bookkeeping mensual. Para otras dudas, vuelve al hub de respuestas, y mira qué libros te pide el IRS y cómo probar que presentaste el Form 5472.

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El IRS no revisa tu contabilidad por gusto. Si te escribe, pide papeles concretos para comprobar números concretos. Entre mejor ordenados estén, más corta es la revisión.

Qué registros pide el IRS

El tiempo que debes guardar cada papel está en cuánto tiempo guardar recibos y facturas.

Si tu LLC presenta Form 5472

Las instrucciones del Form 5472 dicen que la corporación que reporta debe mantener libros permanentes de cuentas o registros según la sección 6001, suficientes para establecer que su declaración de impuestos es correcta. Para una LLC de dueño extranjero, eso incluye cada transacción reportable con el dueño.

La multa por no presentar el formulario es de US$25,000. Cómo se llena y cuándo corre la multa adicional está en la guía técnica del Form 5472.

Cómo llega la solicitud

La revisión empieza con una carta del IRS por correo postal, con la lista de lo que pide y una fecha de respuesta. Léela completa el mismo día y no ignores la fecha.

• Responde solo lo que piden, con copias legibles. Conserva los originales.
• Si necesitas más tiempo, pídelo por escrito antes del vencimiento.
• Puedes autorizar a un representante con el Form 2848 para que hable por ti.

Cómo tenerlos listos

1. Concilia el banco con tus libros cada mes, no al final del año.
2. Adjunta el recibo a cada movimiento en tu software de contabilidad.
3. Guarda los contratos en una carpeta por cliente.
4. Registra cada aporte y retiro entre tú y la LLC con fecha y motivo.
5. Haz respaldo en la nube y revisa que los archivos abran.

Si no tienes registros hoy, la lista de documentos para declarar tu LLC te dice qué reunir primero. Las respuestas cortas están en el hub de respuestas. Mira también cómo probar que presentaste el Form 5472 y qué pedir si cambias de contador.

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La pregunta suele venir de dos lugares: alguien que cree que ya pasó demasiado tiempo para ponerse al día, o alguien que quiere recuperar dinero de años viejos. Las dos tienen respuestas distintas.

Quién tiene límite y quién no

Si no estabas obligado a presentar y no te deben reembolso, no tienes nada pendiente. Si estabas obligado y no lo hiciste, cada año sigue abierto. En la práctica, el IRS suele pedir ponerse al día con los últimos años, pero eso no te borra los anteriores.

Puedes descargar las versiones de años anteriores de cada formulario en irs.gov. Usa siempre el formulario del año que presentas, no el vigente.

Form 5472 atrasado y multa

Si tu LLC de dueño extranjero no presentó el Form 5472 con el 1120 pro forma, la multa es de US$25,000 por formulario y por año, según las instrucciones del formulario. Si el IRS te avisa y sigues sin presentar pasados 90 días, se suman US$25,000 por cada período de 30 días.

Presentar tarde no borra la multa, pero sí la detiene y mejora tu posición. Puedes pedir que la reduzcan alegando causa razonable. El procedimiento está en la carta CP15 y cómo pedir que perdonen la multa. Lo que pasa si no presentaste nada lo explicamos en qué pasa si no declaraste tu LLC.

Hay programas de regularización, como el Streamlined que describe qué es el IRS. Pensados para declaraciones personales, no está claro que cubran las multas del Form 5472.

Cómo ponerte al día

1. Haz la lista de años en que la LLC existió y los formularios que correspondían cada año.
2. Reúne estados bancarios y movimientos de cada año. Si faltan, reconstrúyelos con los extractos bancarios.
3. Prepara cada declaración con el formulario de su año.
4. Presenta el Form 5472 con el 1120 pro forma por fax o correo, un paquete por año, y guarda la prueba.
5. Si llega una multa, responde con una carta de causa razonable.

Si el motivo del atraso fue que no sabías de la obligación, dilo en esa carta, sin exagerar. Más preguntas parecidas están en el hub de respuestas, y puedes ver cómo probar que presentaste el Form 5472 y qué registros te pide el IRS.

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Dejar de usar una LLC no la cierra. Si no la disuelves, sigue vigente y el estado sigue exigiendo su reporte anual y, según el estado, su impuesto. Primero define qué tipo de salida es la tuya.

Depende de cuántos dueños hay

Revisa ese acuerdo primero: define cómo se valora tu parte, si hay derecho de preferencia y qué voto hace falta. Las diferencias entre ambos tipos de LLC están en single member vs multi member.

Pasos para cerrar una LLC

1. Paga lo que debe la LLC y cobra lo que le deben. Cierra los contratos pendientes.
2. Si hay socios, aprueba la disolución según el operating agreement y deja el voto por escrito.
3. Presenta los articles of dissolution en el estado donde se formó.
4. Presenta la declaración final del año de cierre y paga lo que corresponda.
5. Cierra el EIN y la cuenta bancaria, y guarda los libros.

Florida está paso a paso en cómo cerrar una LLC en Florida. En otros estados el trámite, las tarifas y los reportes finales varían, así que consulta la web de la oficina estatal de tu LLC.

Qué cerrar ante el IRS

Para cerrar el EIN, el IRS pide una carta a Cincinnati, OH 45999 con el nombre legal completo de la LLC, el EIN, la dirección y el motivo del cierre. No cierran la cuenta hasta que hayas presentado todas las declaraciones y pagado lo que debes.

• LLC de un dueño extranjero: presenta el Form 5472 con el 1120 pro forma del año de cierre.
• LLC con varios dueños: el Form 1065 de cierre se marca como final y cada K-1 también. Más en Form 1065 y K-1.
• Con empleados: presenta los formularios de nómina finales.

Estado y cuenta bancaria

Pregunta al estado si exige el reporte anual del año de cierre antes de aceptar la disolución. Cierra la cuenta bancaria al final, cuando ya no entren ni salgan pagos, y guarda los estados de cuenta.

Tu país puede exigirte cerrar o reportar aparte la salida de la LLC. Consúltalo con un contador local. Más respuestas en el hub de respuestas, y revisa cómo probar el envío del Form 5472 y qué libros te puede pedir el IRS.

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