Formulario W-8BEN: qué es y cómo llenarlo
El W-8BEN es el formulario del IRS con el que una persona extranjera certifica que no es residente fiscal de EE.UU. y, si le corresponde, reclama beneficios de un tratado fiscal. Lo entregas a quien te paga (banco, cliente o plataforma), no al IRS. Sin él, el pagador puede retener el 30% de ciertos pagos de fuente estadounidense. Si tienes una LLC de un solo dueño, el formulario lo firmas tú, no la LLC.
Te llegó un correo del banco, de Stripe, de un cliente o de una plataforma que dice "completa tu W-8BEN". Si no lo haces, te pueden retener impuestos o bloquear los pagos. Llenarlo toma unos 10 minutos si tienes a la mano tu pasaporte, tu domicilio y tu número de identificación fiscal.
Todo lo que sigue sale de las instrucciones oficiales del IRS para el formulario W-8BEN (revisión de octubre de 2021). Es información general, no asesoría fiscal personal. Si eres dueño de una LLC, el panorama completo de formularios está en formularios del IRS para una LLC de no residente.
Qué es el W-8BEN
La sigla viene de "Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals)". En español: certificado de condición de extranjero del beneficiario efectivo, para personas físicas.
Sirve para dos cosas. Primero, le dice al pagador que eres una persona extranjera y no un contribuyente de EE.UU. Segundo, si tu país tiene un tratado de impuestos con EE.UU., te permite pedir una tasa de retención menor o nula en ciertos pagos. Se entrega aunque no pidas ninguna tasa reducida.
El formulario no se envía al IRS. Lo guarda quien te paga, que el IRS llama "agente de retención".
Quién lo llena
Lo llena una persona física que no es ciudadana ni residente fiscal de EE.UU. y que cobra ingresos de fuente estadounidense, o que tiene una cuenta en una institución financiera que pide documentar su condición de extranjera.
Si tienes una LLC de un solo dueño extranjero
Una LLC con un solo dueño es, por defecto, una "entidad desatendida" (disregarded entity) para el IRS. Las instrucciones lo dicen así: la entidad desatendida no entrega el formulario, lo entrega su dueño. Entonces:
| Quién es el dueño único | Qué formulario se entrega | Quién firma |
|---|---|---|
| Persona física extranjera | W-8BEN | Tú, con tu nombre en la línea 1. Si la cuenta o el contrato está a nombre de la LLC, puedes anotarlo en la línea 7 (referencia). |
| Empresa extranjera (por ejemplo, una sociedad mexicana o española) | W-8BEN-E | Un representante autorizado de esa empresa, no de la LLC. Detalle en {a('/formulario-w-8ben-e/', 'formulario W-8BEN-E')}. |
| Persona o empresa de EE.UU. | W-9 | El dueño estadounidense. Ver {a('/form-w9/', 'W-9')}. |
Caso especial: si la LLC reclama beneficios de tratado como entidad híbrida, las instrucciones del IRS piden el W-8BEN-E en vez del W-8BEN. Es poco común. Si el banco te pide eso, llévalo a un contador.
Si la LLC tiene varios dueños
Una LLC con dos o más dueños tributa por defecto como sociedad (partnership). Una LLC constituida en EE.UU., sea sociedad o corporación, es una persona de EE.UU. para efectos del IRS, así que entrega W-9 y no W-8BEN. Cada dueño extranjero se documenta aparte ante el banco o la plataforma que se lo pida. Cómo se reparten las ganancias está en Form 1065 y K-1, y la diferencia entre una LLC de uno y de varios dueños en LLC single member vs multi member.
Por qué te lo piden el banco, el cliente o la plataforma
EE.UU. obliga a quien paga ciertos ingresos de fuente estadounidense a retener el 30% si el receptor es extranjero, salvo que un tratado o una regla del IRS lo reduzca o lo elimine. Para saber si debe retener, el pagador necesita saber quién eres y de dónde eres. El W-8BEN es esa constancia.
Lo piden:
- Bancos y casas de bolsa de EE.UU.: cuando abres una cuenta o inviertes como persona extranjera.
- Plataformas de pago y de contenido: Stripe, PayPal, YouTube, Upwork, Amazon KDP y similares, para pagos de regalías o servicios.
- Clientes de EE.UU.: antes de pagarte como contratista extranjero.
Un dato que baja el susto: los pagos por servicios que haces estando fuera de EE.UU. generalmente no son ingreso de fuente estadounidense, así que en la mayoría de esos casos no hay retención. El pagador igual pide el formulario para dejar documentado por qué no retiene. Qué ingresos sí se retienen y cuáles no, en retención de impuestos a no residentes.
Cómo llenarlo línea por línea
Descarga la versión vigente del IRS (más abajo está dónde) y sigue este orden. Las líneas son las de la revisión de octubre de 2021.
Parte I: identificación del beneficiario efectivo
| Línea | Qué poner |
|---|---|
| 1 | Tu nombre completo, como aparece en tu pasaporte. |
| 2 | País de ciudadanía. Si tienes dos nacionalidades, el país donde eres ciudadano y también resides. |
| 3 | Tu domicilio de residencia permanente, el de tu residencia fiscal. No sirven apartado postal, domicilio de una institución financiera ni una dirección solo para correspondencia. |
| 4 | Dirección postal, solo si es distinta de la línea 3. |
| 5 | SSN o ITIN de EE.UU., si tienes. Si no calificas para SSN, el ITIN se pide con el Form W-7. Mira {a('/como-sacar-el-itin/', 'cómo sacar el ITIN')}. |
| 6a | Tu número de identificación fiscal extranjero (FTIN), el que te asignó tu país de residencia. |
| 6b | Marca esta casilla solo si tu país no te obliga a tener FTIN. |
| 7 | Referencia opcional para el pagador. Aquí puedes anotar el nombre de tu LLC si la cuenta está a su nombre. |
| 8 | Fecha de nacimiento en formato mes-día-año. Ojo: primero el mes. |
TIN, ITIN y FTIN: cuál va
El FTIN es el número fiscal de tu país. Para los países de esta guía suele ser el RFC en México, el NIT en Colombia, el CUIT o CUIL en Argentina y el NIF en España.
El IRS exige un SSN o ITIN en dos situaciones principales: si reclamas la exención del artículo 871(f) para ciertas anualidades de planes calificados, o si entregas el formulario a una sociedad que opera un negocio en EE.UU. Para un reclamo de tratado, en general también se exige un ITIN cuando no pones un FTIN en la línea 6a. Hay excepciones para ciertos dividendos, intereses y fondos mutuos. En los demás casos, el FTIN basta. El trámite está en tax ID, EIN e ITIN.
Parte II: tratado fiscal
La línea 9 es el reclamo de tratado. Pones el país donde eres residente fiscal a efectos del tratado, siempre que ese país tenga un tratado vigente con EE.UU.
| País | ¿Tratado de impuestos con EE.UU.? | Qué hacer en la línea 9 |
|---|---|---|
| México | Sí, aparece en la tabla de tratados del IRS | Escribe México si quieres reclamar el beneficio y tu pago lo permite. |
| España | Sí, aparece en la tabla de tratados del IRS | Escribe España si quieres reclamar el beneficio y tu pago lo permite. |
| Colombia | No aparece en la tabla de tratados del IRS | Déjala en blanco. No hay tratado que reclamar. |
| Argentina | No aparece en la tabla de tratados del IRS | Déjala en blanco. No hay tratado que reclamar. |
Esto sale de la tabla 3 de tratados del IRS. Que haya tratado no significa que todo pago salga exento: cada tratado fija tasas distintas para dividendos, intereses, regalías y otros ingresos. Revisa el artículo que aplica a tu pago antes de marcar nada.
La línea 10 se usa solo cuando el tratado exige condiciones adicionales a las de la línea 9. Para la mayoría de las personas queda en blanco.
Parte III: firma
Firma y pon fecha. El IRS exige que firme el beneficiario efectivo o un agente con poder legal. Si firmas en un portal, la firma electrónica solo vale si el pagador la acepta. Escribir tu nombre en la casilla de firma no cuenta como firma electrónica. Un formulario sin firma o con campos obligatorios vacíos no es válido, y el pagador aplicará la retención por defecto.
¿Tu banco o cliente te pidió el W-8BEN y no sabes cuál te toca?
En el diagnóstico gratuito revisamos tu LLC, tu país y qué formulario entrega cada quien.
Qué pasa si no lo llenas
Según el IRS, si no entregas el formulario cuando te lo piden, el pagador puede retener a la tasa de 30% que aplica a personas extranjeras, o a la tasa de retención adicional (backup withholding) de la sección 3406. En la práctica te retienen, te bloquean la cuenta o te dejan de pagar hasta que lo mandes.
Esa retención es un adelanto, no un impuesto extra. Si pagaste de más, el reembolso se pide con una declaración. Hay un caso adicional: si el ingreso pasa a ser "efectivamente conectado" con un negocio en EE.UU., el W-8BEN deja de servir para ese ingreso y hay que usar el W-8ECI. Eso puede pasarle a una LLC con actividad en EE.UU. y se explica en ETBUS y ECI.
Vigencia
El W-8BEN dura desde la fecha en que lo firmas hasta el último día del tercer año calendario siguiente. El IRS da este ejemplo: uno firmado el 30 de septiembre de 2015 vale hasta el 31 de diciembre de 2018. Entonces, uno firmado en 2026 vale hasta el 31 de diciembre de 2029.
Hay una excepción importante: si cambia algún dato (domicilio, residencia fiscal, ciudadanía), el formulario deja de ser válido y tienes que entregar uno nuevo al pagador en un máximo de 30 días. Algunos pagadores piden renovarlo cada año aunque el IRS no lo exija, así que revisa sus reglas.
Dónde conseguir el formulario oficial
- Entra a irs.gov y busca "About Form W-8 BEN".
- Descarga el PDF y las instrucciones (revisión de octubre de 2021 al momento de escribir esto).
- Usa siempre la versión que muestra el IRS. Los PDFs viejos o los generadores de terceros pueden estar desactualizados.
- Llénalo en pantalla, imprímelo, fírmalo y entrégalo al pagador. Si el pagador tiene su propio portal, llénalo ahí.
El formulario oficial está en inglés. Las páginas de ayuda en español sirven para entenderlo, pero lo que se entrega es el formulario del IRS.
Diferencia con el W-9
El W-9 lo entregan las personas y entidades de EE.UU. para dar su número de contribuyente (SSN o EIN). El W-8BEN lo entregan las personas físicas extranjeras para certificar su condición de extranjeras. Una LLC creada en EE.UU. con varios dueños entrega W-9. Una LLC de un solo dueño extranjero no entrega ninguno por sí misma: entrega su dueño. La comparación completa está en W-9 y cuándo es W-8BEN.
Si tu LLC tiene que presentar declaración informativa cada año aunque no haya pagado impuestos, revisa el Form 5472 de tu LLC.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe llenar el formulario W-8BEN?
Toda persona física que no sea ciudadana ni residente fiscal de EE.UU. y cobre ingresos de fuente estadounidense, o tenga una cuenta que pida documentar su condición de extranjera. El dueño único extranjero de una LLC lo llena a su nombre.
¿Qué pasa si no lleno el W-8BEN?
El pagador puede retener el 30% de los pagos que sean ingreso de fuente estadounidense, o aplicar la retención adicional de la sección 3406. También puede bloquear la cuenta.
¿Por qué el banco me envió un W-8BEN?
Porque necesita documentar que eres extranjero para saber si debe retener impuestos de EE.UU. sobre lo que te paga o sobre los intereses de tu cuenta.
¿Para qué se utiliza el W-8BEN?
Para certificar tu condición de extranjero y, si tu país tiene tratado con EE.UU., para reclamar una tasa de retención reducida.
¿Cuánto cuesta el W-8BEN?
El formulario es gratuito en irs.gov. Si una casa de bolsa o un servicio cobra por tramitarlo, cobra su gestión y no el formulario.
¿Cada cuánto se renueva?
Dura hasta el último día del tercer año calendario siguiente a la firma. Si cambia algún dato, hay que entregar uno nuevo en 30 días.