¿Puedes cambiar de contador o bookkeeper a mitad de año?
Sí, puedes cambiar de contador o bookkeeper en cualquier mes del año. La ley no te ata a quien empezó el año. Lo que decide si el cambio sale limpio es pedir tus libros y documentos antes de cortar, y definir una fecha exacta desde la que trabaja el nuevo.
Cambiar en junio o en octubre es común. El riesgo está en quedarte sin tus papeles o con meses sin registrar.
Qué pedir al contador anterior
Los libros son de tu LLC, no de quien los lleva. Pídelos por escrito, con una fecha de entrega.
- Acceso a QuickBooks o el archivo de respaldo, con el mayor (ledger) y el catálogo de cuentas.
- Estados de cuenta y conciliaciones del año hasta la fecha.
- Declaraciones presentadas en años anteriores, incluido el Form 5472 con el 1120 pro forma.
- La lista de lo pendiente: formularios por presentar y fechas.
- Cualquier carta del IRS o del estado que haya llegado.
Cómo hacer el corte de cuentas
Elige el último mes cerrado y conciliado, por ejemplo el 31 de mayo. Desde el 1 de junio trabaja el nuevo. Ese mes debe cuadrar con el saldo real del banco.
Pide al nuevo responsable que revise los saldos de apertura contra los estados de cuenta antes de seguir. Si el anterior dejó meses sin conciliar, lo correcto es ponerlos al día primero. Qué hacer en ese caso está en libros contables atrasados.
¿Quieres que revisemos tus libros antes de cambiar?
En el diagnóstico gratuito vemos en qué estado quedaron y qué falta para empezar bien.
Qué avisar al IRS
Si tu contador solo llevaba libros, el IRS no necesita saber nada. Tu EIN no cambia. Los formularios sí importan cuando hay autorizaciones o datos de contacto de por medio:
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| El anterior tenía el Form 8821 | Autoriza solo a ver y recibir tu información del IRS. Revócalo o presenta uno nuevo para el nuevo responsable. |
| El anterior tenía el Form 2848 | Es un poder para representarte ante el IRS. Un 2848 nuevo para los mismos temas y años reemplaza al anterior, salvo que indiques lo contrario en el formulario. |
| Cambió tu dirección o el responsable de la LLC | Avisa con el Form 8822-B. El cambio de responsable se reporta dentro de 60 días. |
Más sobre el número que identifica a tu LLC en el EIN para LLC.
Pasos del cambio
- Escribe al contador anterior pidiendo libros, declaraciones y pendientes, con fecha.
- Fija la fecha de corte y verifica que ese mes esté conciliado.
- Firma los Form 8821 o 2848 nuevos si el IRS debe hablar con el nuevo responsable.
- Actualiza la dirección y el contacto de la LLC ante el IRS si cambiaron.
- Haz un calendario con los formularios que quedan del año. Empieza con los formularios del IRS para LLC de no residentes.
Antes de elegir al siguiente, revisa qué incluye el servicio en bookkeeping mensual. Para otras dudas, vuelve al hub de respuestas, y mira qué libros te pide el IRS y cómo probar que presentaste el Form 5472.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar de contador sin avisarle al IRS?
Sí, si solo llevaba libros. Solo hay que avisar al IRS cuando el anterior tenía autorización (8821 o poder 2848) o cuando cambia la dirección o el responsable.
¿El contador anterior puede quedarse con mis libros?
No debería. Los registros son de tu empresa. Pídelos por escrito y con fecha de entrega.
¿Cambia mi EIN si cambio de contador?
No. El EIN pertenece a la LLC y sigue igual.
¿Qué pasa con los formularios del año en curso?
Los asume el nuevo responsable. Dale la lista de pendientes y los plazos desde el primer día.
¿Es mejor cambiar a inicio de año?
Es más cómodo, porque no hay corte. Pero si algo está mal con tu contador actual, espera solo lo necesario para tener los registros al día.
¿Cómo revoco a mi contador anterior ante el IRS?
Con un nuevo Form 2848 o 8821 que lo reemplace, o enviando la revocación según las instrucciones de cada formulario.