¿Qué libros y registros te pide el IRS si te revisa?
El IRS pide los registros que respaldan cada cifra de tu declaración: el mayor contable, los estados bancarios, las conciliaciones, los comprobantes de ingresos y gastos, y los contratos. Si tu LLC presenta Form 5472, las instrucciones exigen además mantener libros permanentes suficientes para probar que la declaración es correcta.
El IRS no revisa tu contabilidad por gusto. Si te escribe, pide papeles concretos para comprobar números concretos. Entre mejor ordenados estén, más corta es la revisión.
Qué registros pide el IRS
| Registro | Qué prueba |
|---|---|
| Mayor (ledger) y catálogo de cuentas | Cada ingreso y gasto con fecha, monto y categoría. |
| Estados bancarios y de tarjetas | Que el dinero entró y salió como dice el mayor. |
| Conciliaciones bancarias | Que el mayor y el banco cuadran mes a mes. |
| Facturas emitidas y reportes de Stripe, PayPal o Wise | El origen de tus ingresos. |
| Recibos y facturas de proveedores | Que el gasto existió y era del negocio. |
| Contratos con clientes y proveedores | La razón del pago y quién es la contraparte. |
| Aportes, retiros y préstamos con el dueño | Las transacciones entre tú y tu LLC. |
El tiempo que debes guardar cada papel está en cuánto tiempo guardar recibos y facturas.
Si tu LLC presenta Form 5472
Las instrucciones del Form 5472 dicen que la corporación que reporta debe mantener libros permanentes de cuentas o registros según la sección 6001, suficientes para establecer que su declaración de impuestos es correcta. Para una LLC de dueño extranjero, eso incluye cada transacción reportable con el dueño.
La multa por no presentar el formulario es de US$25,000. Cómo se llena y cuándo corre la multa adicional está en la guía técnica del Form 5472.
Cómo llega la solicitud
La revisión empieza con una carta del IRS por correo postal, con la lista de lo que pide y una fecha de respuesta. Léela completa el mismo día y no ignores la fecha.
- Responde solo lo que piden, con copias legibles. Conserva los originales.
- Si necesitas más tiempo, pídelo por escrito antes del vencimiento.
- Puedes autorizar a un representante con el Form 2848 para que hable por ti.
¿Te llegó una carta del IRS o quieres tener tus registros listos?
En el diagnóstico gratuito revisamos qué tienes y qué te faltaría.
Cómo tenerlos listos
- Concilia el banco con tus libros cada mes, no al final del año.
- Adjunta el recibo a cada movimiento en tu software de contabilidad.
- Guarda los contratos en una carpeta por cliente.
- Registra cada aporte y retiro entre tú y la LLC con fecha y motivo.
- Haz respaldo en la nube y revisa que los archivos abran.
Si no tienes registros hoy, la lista de documentos para declarar tu LLC te dice qué reunir primero. Las respuestas cortas están en el hub de respuestas. Mira también cómo probar que presentaste el Form 5472 y qué pedir si cambias de contador.
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos me pide el IRS en una auditoría?
Los que respaldan lo declarado: mayor, estados bancarios, conciliaciones, comprobantes y contratos. La carta de revisión lista lo que necesitan.
¿El IRS me llama o me escribe primero?
El primer contacto de una revisión llega por carta. Si alguien te llama pidiendo pago inmediato, verifica antes de responder.
¿Sirven los recibos digitales?
Sí, si se leen bien y están completos. Guarda también una copia de respaldo.
¿Una LLC sin movimiento necesita libros?
Si presenta Form 5472, debe mantener registros que respalden lo reportado, aunque tenga pocas transacciones.
¿Puedo contestar al IRS por mi cuenta?
Sí. También puedes autorizar a un representante con el Form 2848.
¿Qué pasa si me faltan registros?
Reconstruye lo posible con estados bancarios y correos de confirmación, y responde antes de la fecha de la carta.