Cuánto tiempo guardar recibos y facturas para el IRS
La regla general del IRS es guardar tus registros 3 años desde que presentas la declaración. Sube a 6 años si dejaste de reportar más del 25% de tus ingresos y a 7 si reclamas una deuda incobrable. Si no presentaste la declaración, no hay plazo. Una regla simple y segura: guarda todo 7 años.
Un recibo que no encuentras cuando el IRS lo pide es un gasto que no puedes sostener. Y botar papeles antes de tiempo es más caro que guardarlos de más. Aquí está cuánto tiempo guardar cada cosa, según las reglas del IRS.
Los plazos vienen de la Publicación 583 del IRS y de su guía "¿Cuánto tiempo debo conservar los registros?". Esto es información general, no asesoría fiscal.
Cuánto guardar, según tu situación
| Situación | Cuánto guardar |
|---|---|
| Caso normal | 3 años desde que presentas la declaración, o 2 años desde que pagas el impuesto, lo que sea más tarde. |
| Reclamas un reembolso o un crédito | 3 años desde la declaración original, o 2 años desde el pago, lo que sea más tarde. |
| Dejaste de reportar más del 25% de tu ingreso bruto | 6 años. |
| Deuda incobrable o pérdida por acciones sin valor | 7 años. |
| Impuestos de nómina | 4 años después de que vence o se paga el impuesto, lo que sea más tarde. |
| No presentaste la declaración, o presentaste una fraudulenta | Sin límite de tiempo. |
| Equipos, vehículos y otros activos | Hasta que venza el plazo del año en que los vendes o los das de baja. |
Los casos de 6 y 7 años son los que sorprenden. Por eso recomendamos una sola regla: guarda todo 7 años y deja de pensar en cuál caso te toca. Es una recomendación nuestra, no un plazo del IRS.
Qué papeles guardar
- Ingresos: facturas emitidas, estados de cuenta, reportes de Stripe y PayPal, y los formularios 1099-K y 1099-NEC que recibas.
- Gastos: recibos, facturas de proveedores y estados de las tarjetas del negocio.
- Activos: la compra de equipos, vehículos y software, con fecha y monto.
- Nómina: los pagos a empleados y contratistas, y los formularios que presentaste.
- Contratos y acuerdos con clientes y proveedores.
- Movimientos entre tú y tu LLC: aportes, retiros y préstamos.
Para viajes, hospedaje y regalos, el IRS exige comprobante de cualquier hospedaje y de todo gasto de US$75 o más. Debajo de ese monto basta con anotar fecha, monto, lugar y motivo. Qué gastos puedes restar está en gastos deducibles de una LLC, y si necesitas un formato para llevarlos, tienes la plantilla de control de gastos deducibles.
¿Sirven los recibos digitales?
Sí. El IRS acepta copias electrónicas de tus documentos si se leen bien, están completas y puedes encontrarlas cuando las pidan. Los recibos de papel térmico se borran con el tiempo, así que escanéalos la misma semana.
- Toma una foto o escanea el recibo el día que lo recibes.
- Ponle un nombre fijo: fecha, proveedor y monto.
- Guárdalo en una carpeta por año y mes.
- Adjúntalo al movimiento en QuickBooks. Aprende a usarlo en qué es QuickBooks en español.
- Haz una copia de respaldo en otro servicio de nube.
Si tienes una LLC de dueño extranjero
Una LLC con dueño extranjero que presenta Form 5472 tiene que mantener libros y registros que respalden lo que reporta. La multa por no mantenerlos es de US$25,000, igual que la de no presentar el formulario. La regla de conservación pide guardarlos mientras puedan servirle al IRS para revisar tu declaración. En la práctica, no los botes antes de 7 años.
Los movimientos entre tú y tu LLC cuentan como transacciones reportables, así que guarda cada aporte y cada retiro con su comprobante. Detalle del formulario en qué es el Form 5472. Si te faltan años de registros, mira qué pasa si tus libros están atrasados y qué pasa si no declaraste tu LLC.
¿Tus papeles están en desorden o te faltan años?
En el diagnóstico gratuito revisamos qué tienes, qué falta y cómo ordenarlo.
Cuándo puedes botarlos
Cuando haya pasado el plazo que te toca y no tengas ninguna revisión abierta. Si el IRS o el estado te notificó una auditoría, no destruyas nada hasta que cierre.
- Tritura los papeles con datos bancarios o números de identificación. No los tires enteros.
- Borra de forma permanente los archivos digitales viejos, también de la copia de respaldo.
- Conserva sin fecha de vencimiento los documentos de constitución de la LLC y la compra de activos importantes.
Si cerraste tu LLC, el plazo corre desde la última declaración que presentaste. Antes de cerrar, revisa cómo cerrar una LLC en Florida.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos años debo guardar los recibos de mi negocio?
La regla general del IRS es 3 años desde que presentas la declaración. Algunos casos suben a 6 o 7 años. Una regla segura es guardar todo 7 años.
¿Puedo botar el recibo de papel si ya lo escaneé?
Sí, si la copia se lee bien, está completa y puedes encontrarla con rapidez. Mantén una copia de respaldo y no botes nada mientras haya una auditoría abierta.
¿El estado pide lo mismo que el IRS?
No necesariamente. Cada estado tiene sus plazos, sobre todo para sales tax y nómina. Revisa el del estado donde operas.
¿Qué pasa si el IRS me pide un recibo que ya no tengo?
El IRS puede negar ese gasto. Puedes reconstruirlo con el estado de cuenta del banco, el correo de confirmación y la factura del proveedor, aunque pesa menos que el recibo original.
¿Cuánto tiempo guardo los estados de cuenta del banco?
El mismo plazo que el resto de tus registros. Son la prueba más fácil de pedir de nuevo al banco, pero no dependas de eso: descárgalos cada mes.
¿Tengo que guardar los registros de una LLC que ya cerré?
Sí. El plazo corre desde la última declaración que presentaste, igual que con una LLC activa.