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Plantilla control de gastos deducibles
con categorías IRS para LLC en EE.UU.
La diferencia con todas las plantillas de gastos deducibles que encontrás en Google: esas son para autónomos españoles con IRPF. Esta usa las categorías del IRS — Software, Advertising, Professional Fees, Home Office — para que tu CPA tenga todo listo para la declaración anual sin trabajo extra.
Por qué las plantillas de España no te sirven si tenés una LLC
Cuando buscás "plantilla gastos deducibles" en Google, el 90% de los resultados son para autónomos españoles. Las categorías, los porcentajes de deducción y los requisitos de comprobante son completamente diferentes. Usar una plantilla española para una LLC en EE.UU. genera confusión y puede hacer que omitas gastos que sí son deducibles bajo el IRS:
España: categorías de IRPF e IVA
Gastos de difícil justificación, IVA soportado, IRPF retenido, módulos, autónomos colaboradores. Nada de esto aplica a una LLC en EE.UU.
LLC en EE.UU.: categorías del IRS (Schedule C / Form 1120)
Advertising, Car & truck, Depreciation, Insurance, Legal & professional, Office expenses, Travel, Meals (50%), Home office, Utilities. Esta plantilla usa estas categorías exactas.
España: límites del IRPF
Porcentajes de deducibilidad según tramos, deducciones autonómicas, gastos de difícil justificación con tope del 5%. Todo irrelevante para el IRS.
LLC: ordinary & necessary business expenses
El IRS acepta gastos que son "ordinary and necessary" para tu actividad. La plantilla incluye la hoja de instrucciones con los criterios del IRS por categoría.
Gastos deducibles para LLC más comunes, con sus límites IRS
| Categoría IRS | Ejemplos típicos en LLC | % deducible |
|---|---|---|
| Software & subscriptions | QuickBooks, Notion, Adobe, Zoom, Loom, Canva | 100% |
| Advertising | Google Ads, Meta Ads, herramientas SEO, diseño gráfico | 100% |
| Legal & professional fees | CPA, abogado, consultor, registered agent | 100% |
| Bank & payment processing fees | Comisiones Stripe, PayPal, Wise, fees bancarios | 100% |
| Home office | % del alquiler, internet, electricidad (espacio dedicado) | % proporcional |
| Business meals | Comidas con clientes o socios, documentadas con propósito | 50% |
| Travel | Vuelos, hospedaje, transporte (viajes exclusivamente de negocio) | 100% |
| Education & training | Cursos, libros, conferencias relacionadas con tu actividad | 100% |
| Office supplies & equipment | Hardware, accesorios, papelería, mobiliario de oficina | 100% o depreciation |
⚠ Comprobante obligatorio: El IRS requiere respaldo documental de cada gasto deducible. Sin comprobante, el gasto puede rechazarse en una auditoría aunque sea completamente legítimo. La plantilla tiene columna de número de comprobante para que referencies cada recibo el mismo día del gasto.
Qué incluye la plantilla de gastos deducibles
- Tracker mensual de gastos: fecha, descripción, proveedor, método de pago, categoría IRS e importe — una fila por gasto
- Menú desplegable de categorías: las categorías del IRS precargadas para seleccionar con un click, sin tipear
- Columna de número de comprobante: referencia al recibo escaneado guardado en Drive (ej. "REC-2026-047")
- Subtotal automático por categoría: tabla resumen al final de cada mes que agrupa el gasto total por tipo de categoría
- Total anual acumulado: celda que suma todos los meses — el número que le llevás a tu CPA en enero
- Hoja de instrucciones IRS: descripción de cada categoría, límite de deducción y qué tipo de comprobante acepta el IRS
💡 Rutina de 15 minutos por semana: Cada viernes tomá 15 minutos para registrar todos los gastos de la semana, fotografiá los recibos y guardalos en una carpeta de Drive por mes (ej. "2026-04-abril"). Cuando llegue enero y tu CPA te pida los gastos, tenés todo organizado en minutos.
Errores al registrar gastos deducibles que cuestan dinero en impuestos
- Mezclar gastos personales con gastos del negocio — Aun si pagaste gastos del negocio con tu tarjeta personal, son deducibles, pero deben estar perfectamente documentados con comprobante y propósito de negocio
- Deducir el 100% de las comidas de negocio — Desde 2018, las business meals son deducibles solo al 50%. La plantilla ya tiene este límite configurado en la hoja de instrucciones
- No deducir home office por no saber cómo calcularlo — Si tenés un espacio dedicado exclusivamente a tu negocio, podés deducir el porcentaje proporcional del alquiler, internet y electricidad. La hoja de instrucciones incluye el cálculo paso a paso
- Deducir subscripciones personales como Netflix o Spotify — Solo son deducibles herramientas con relación directa a tu actividad de negocio. Cuando tenés duda, anotalo con una nota y consultá con tu CPA antes de presentar
- Entregarle al CPA los gastos sin categorizar en enero — El CPA necesita categorizar cada gasto, lo que aumenta su tiempo y tu factura. Con esta plantilla llegás con todo categorizado, separado por mes y con referencia de comprobante
Preguntas frecuentes sobre gastos deducibles para LLC
¿Los dueños extranjeros de LLC pueden deducir los mismos gastos que los residentes en EE.UU.?
Sí. Los gastos de negocio son deducibles independientemente de la residencia del dueño, siempre que estén directamente relacionados con la actividad económica de la LLC y estén respaldados con comprobante. La única diferencia está en la declaración: los no residentes presentan el Form 1040-NR en lugar del Form 1040, pero las categorías de gastos deducibles y los criterios de deducibilidad son exactamente los mismos.
¿Puedo deducir gastos que pagué con mi tarjeta personal antes de tener cuenta bancaria de la LLC?
Sí, podés deducirlos, pero la documentación es más importante. Necesitás el comprobante del gasto (recibo, extracto bancario), una nota que explique el propósito de negocio del gasto, y un registro de que ese gasto fue reembolsado a vos por la LLC o que fue registrado como aporte de capital tuyo al negocio. El IRS acepta estos gastos siempre que la documentación sea clara. La plantilla tiene una columna de notas para justamente este tipo de casos.
¿Con qué frecuencia debo actualizar la plantilla?
Lo ideal es actualizarla semanalmente — cada viernes, 15 minutos, todos los gastos de la semana. Cuanto más tiempo pase entre el gasto y el registro, más difícil es recordar el detalle y encontrar el comprobante. Los extractos bancarios y de tarjeta pueden ayudarte a reconstruir gastos pasados, pero los recibos físicos o digitales son más difíciles de recuperar después. La constancia semanal hace que enero (temporada de impuestos) sea un proceso simple en lugar de una semana de caos.
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