Sales tax en español: cómo funciona en Estados Unidos y cuándo lo debes cobrar
El sales tax es un impuesto que el vendedor cobra al cliente final en cada venta y entrega al estado. No existe a nivel federal: lo fija cada estado. Si vendes productos gravados en un estado donde tienes presencia o donde superas su umbral de ventas, debes registrarte, cobrarlo y declararlo.
Si vienes de un país con IVA, el sales tax te va a parecer familiar y distinto a la vez. Aquí está lo que necesitas para saber si tu negocio debe cobrarlo, cuánto y cómo declararlo, con los datos de Florida.
Las tasas, umbrales y multas cambian. Confirma cada cifra en el sitio del Departamento de Ingresos de tu estado antes de actuar.
Qué es el sales tax y en qué se diferencia del IVA
Sales tax significa impuesto sobre las ventas. Lo cobras al cliente final cuando vende un producto o servicio gravado, y lo entregas al estado. La diferencia con el IVA está en cómo se acredita:
| Sales tax (EE.UU.) | IVA | |
|---|---|---|
| Quién lo fija | Cada estado y a veces el condado o la ciudad | El gobierno nacional |
| A quién se cobra | Solo al cliente final | En cada etapa de la cadena |
| Crédito por tus compras | No hay. Lo que compras para revender lo compras exento con un certificado de reventa | Sí, descuentas el IVA que pagaste |
| Declaración | Mensual, trimestral o anual según cuánto cobres | Periódica, con crédito fiscal |
Cuánto es el sales tax
No hay una tasa nacional. Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregon no cobran sales tax estatal (Alaska tiene impuestos locales). En el resto, la tasa estatal se suma a la del condado o la ciudad.
En Florida la tasa estatal es 6%. Cada condado agrega un recargo propio: en Miami-Dade el total es 7%. Usa la calculadora de tasas del Departamento de Ingresos de Florida o la función de impuestos de tu programa de facturación para aplicar la tasa del lugar de entrega.
Qué se grava también varía. Los productos físicos casi siempre pagan. Los servicios y el software dependen del estado: en Florida la mayoría de los servicios no están gravados, con excepciones. Confirma tu caso en el Departamento de Ingresos.
Cuándo estás obligado a cobrarlo
Tienes que cobrar sales tax en un estado cuando tienes nexus ahí, es decir, un vínculo suficiente con ese estado. Hay dos tipos:
- Nexus físico: una oficina, un empleado, inventario guardado o un local en el estado.
- Nexus económico: vendes más de cierto monto a clientes del estado, aunque no pises el estado. Viene del fallo Wayfair de 2018.
| Estado | Umbral de ventas por nexus económico |
|---|---|
| California | US$500,000 |
| Texas | US$500,000 |
| Florida | US$100,000 |
| Nueva York | US$500,000 y 100 transacciones |
Los umbrales cambian, así que revisa el vigente en el estado que te interese. Si vendes por Amazon o Etsy, la plataforma cobra y entrega el sales tax por esas ventas en los estados que lo exigen.
¿No sabes en qué estados debes cobrar sales tax?
En el diagnóstico gratuito revisamos dónde vendes y qué registro te falta.
Cómo registrarte y declarar en Florida
- Ten tu EIN. Si todavía no lo tienes, mira cómo sacar el EIN de una LLC.
- Regístrate en el Departamento de Ingresos de Florida. Se hace por internet con el formulario DR-1 y no tiene costo. Te asignan un certificado de sales tax.
- Cobra la tasa correcta. Muestra el sales tax como una línea separada en la factura.
- Declara con la frecuencia que te asignen. Puede ser mensual, trimestral, semestral o anual según lo que cobres. La declaración vence el día 1 del mes siguiente y se considera tardía después del día 20.
- Guarda los registros. Mira cuánto tiempo guardar recibos y facturas.
Declara aunque ese mes no hayas vendido nada. Una declaración en cero evita multas por omisión.
Cuánto cuesta declararlo tarde
El sales tax que cobras no es tuyo. Lo cobraste en nombre del estado y es una deuda tuya hasta que lo entregas.
| Qué pasa | Costo |
|---|---|
| Declaras o pagas después del día 20 en Florida | Recargo de 10% del impuesto por cada mes de retraso, hasta 50%, con un mínimo de US$50, más intereses. Confirma el monto vigente con el Departamento de Ingresos. |
| Cobraste sales tax y no lo entregaste | El estado te reclama el impuesto, los recargos y los intereses. En muchos estados, quien maneja el dinero de la empresa puede responder personalmente. |
Si tu LLC es de no residente
El sales tax lo debe la LLC según dónde vende, no según dónde vive el dueño. Una LLC de dueño extranjero con ventas gravadas en Florida debe registrarse igual que una de dueño local.
Es una obligación aparte del Form 5472 y del Annual Report. Cada una tiene su fecha y su multa, y están todas en el calendario fiscal de tu LLC. Para saber si además tu LLC paga impuesto sobre ingresos, mira cuándo una LLC de no residente paga impuestos. Si tu LLC está en Florida, el resumen de pagos anuales está en compliance anual de Florida.
Cómo llevarlo en tus libros
El sales tax que cobras no es un ingreso. Se registra en una cuenta de pasivo llamada Sales Tax Payable y se cancela cuando lo pagas al estado. Si lo mezclas con tus ventas, tu ingreso se ve más alto de lo real y el trámite de abril sale mal.
QuickBooks Online calcula la tasa por dirección de entrega y arma el resumen para declarar. Si tienes un restaurante, un comercio o una empresa de contratistas, mira nuestro bookkeeping para restaurantes y para contratistas. Para el resto de negocios, el servicio está en bookkeeping mensual.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el sales tax en español?
Es el impuesto sobre las ventas. El vendedor lo cobra al cliente final en cada venta gravada y lo entrega al estado. No existe a nivel federal: lo fija cada estado.
¿Tengo que cobrar sales tax si vendo servicios?
Depende del estado. En Florida la mayoría de los servicios no están gravados, pero hay excepciones. Confirma tu caso con el Departamento de Ingresos antes de dejar de cobrarlo.
¿Cobro sales tax si vendo por internet a otros estados?
Solo en los estados donde tengas nexus, por presencia física o por superar su umbral de ventas. Las ventas que pasan por Amazon, Etsy y plataformas similares las cobra y las entrega la propia plataforma.
¿Cuánto cuesta registrarse para sales tax en Florida?
El registro por internet con el formulario DR-1 no tiene costo. Necesitas tener tu EIN antes de empezar.
¿Puedo comprar sin pagar sales tax si es para revender?
Sí, con un certificado de reventa. Tu proveedor te lo pide y lo guarda. En Florida, el número de tu certificado sale del registro con el Departamento de Ingresos.
¿Qué pasa si cobré sales tax y no lo declaré?
Ese dinero pertenece al estado. Ponte al día cuanto antes: el recargo crece cada mes hasta un tope. Si ya pasaron varios períodos, habla con un contador antes de presentar.